Excelでの操作速度をアップするための心得(前編)

仕事柄、Office製品はよく使う。
Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Visioと割と多くの製品を使う。
そんな中、WordとExcelは特にドキュメント作成などで頻繁に触る。

頻繁に触るということもあって、なるべく最小限の動きで操作を実現したい願望があったので
上にあげた製品のほとんどを基本的にはキーボードベースで操作する。
(ほとんどというのはoutlookについてはあまりガリガリ速度を出す必要がないからマウスの
アプリケーションキーにそれぞれの機能をコマンド割り当てして操作しているため)

理由は２つあって

①いちいちマウス⇔キーボードとスイッチするのがイヤ
②キーボードだけで操作してたほうが「それっぽい」からなんかやる気でる(いわゆる厨二精神)

これら２つのモチベーションでやってたらいつの間にか職場の人らから「操作が早い」
「わかんないとこはだいたい聞けばおしえてくれる」と言われるようになってた。
※ちなみに、OSXよりwindowsが好きなのはキーキャプションがわかりやすく感覚的にできるところが好きだから。

ここでどれくらい早いのかを客観視するべく某PC教室に行きそれとなく「いつも通り」の操作をしてみたところ、
結果として「操作が早い」と言ってもらうことができた。
聞くと、リボンインタフェース(2007から実装された新インタフェース)の使い方がやばいらしい。

とまぁ一応は客観的にも速さは担保取れた(少なくとも遅くはない)と思うに至ったので、
個人的なその速さの秘訣なるものをこの場で紹介できればと思う。

前置きが長くなったが、今回取り上げるのは「罫線」の扱いについて。
→マス目の仕切りみたいな線。「けいせん」と発音する。

まぁそもそも罫線を引くことがそんなにないかもしれないが、
印刷するときによく線が切れてたりして「また印刷し直し。。。」なんてことはちょいちょい経験あるのかなと
思うのでそれほど需要は低くないのかなと思う。
その点の回避も含め「扱い」とした。

まず、手始めにまっさらなシートに表を作る時の罫線の弾き方をご紹介する。

①マトリックス表を作成したい範囲を選択する(下図参照)
※一応、言っておくと、この時点でもキーボードを使用します(マウスでもいいけど)。


②次に、選択した状態で「Ctrl + 1」を押下する。
→セルの書式設定ウィンドウのショートカット


③「Ctrl + tab」でタブを「表示形式」から「罫線」へ移動する。
※Excelに限らずWindows全般で「Ctrl + tab」を押すことでタブを移動することができる


④移動したら、その状態で「tab」キーを一回だけ押す。
※少しわかりにくいが「罫線」タブに微妙に点線が入っている(下図参照)状態で「tab」キーを押すと、
フォーカスが「罫線」タブ内に移動する。


⑤フォーカスが移動したら、目的の罫線に対応するキーを押下する。今回はマトリックス表なので、
外枠の「o」キーと内側の「I」キーを押下する。
※windowsでは選択可能なところにはそれぞれキーキャプションが割り当てられていて、それに対応した
キーを押すことでそのボタンをマウスなしでクリックすることができる
(最たる例が「はい(y)」「いいえ(n)」のポップアップ。「y」は「yes」「n」は「no」に対応)
今回の「o」と「I」はそれぞれ「Outside」「Inside」の頭文字(と勝手に解釈してる)


⑤「O」「I」を押すと、真ん中にあるサンプルに外枠と内側に線が引かれるので、その状態で「Enter」を
押すと罫線が引かれている(下図参照)


まずはざっくりこんな感じでマウス操作なしで罫線を引くことができました。
これ慣れると一瞬で罫線ひけるようになります。

今日はここまで
次は印刷時の罫線の扱いと外枠をショートカットキーで一気にひくやり方と一気に消すやり方を
ご紹介したいと思います。

それではﾉｼ